Fiche individuelle de police en location Airbnb : l'obligation que presque personne n'applique

Un couple belge arrive dans votre appartement un vendredi soir, récupère les clés dans la boîte sécurisée, et repart le dimanche. Vous ne leur avez rien fait signer. Vous venez pourtant de manquer une obligation légale : tout loueur d'un hébergement touristique doit faire remplir une fiche individuelle de police à chaque client de nationalité étrangère, ressortissants de l'Union européenne compris. La règle est ancienne, peu connue des particuliers, et la plupart des conciergeries ne l'ont jamais formalisée. Voici ce que dit le texte, et comment l'appliquer sans transformer vos arrivées en guichet de préfecture.

Qui est concerné par la fiche de police

La règle figure aux articles R814-1 à R814-3 du Code de l'entrée et du séjour des étrangers et du droit d'asile, et la fiche de Service Public qui la résume a été vérifiée le 22 janvier 2025. Elle s'applique à toute personne qui loue un hébergement touristique, à titre professionnel ou non, à un client qui n'est pas de nationalité française. Un particulier qui loue son studio trois semaines par an sur Airbnb est donc concerné au même titre qu'un hôtelier.

Les hébergements visés sont les suivants :

• Hôtel
• Village ou maison familiale de vacances
• Résidence ou village résidentiel de tourisme
• Meublé de tourisme, autrement dit la location saisonnière classique, Airbnb et Booking compris
• Gîte rural
• Chambre d'hôtes
• Terrain de camping ou de caravanage, et autres terrains aménagés

Les locations de locaux nus, non meublés, ne sont pas concernées. Et la nationalité qui compte est celle du voyageur, pas son pays de résidence : un Allemand vivant à Lyon doit remplir la fiche, un Français vivant à Berlin non.

Ce que la fiche doit contenir

Le voyageur étranger remplit et signe la fiche dès son arrivée. Elle doit comporter six catégories de renseignements :

• Nom et prénoms
• Date et lieu de naissance
• Nationalité
• Domicile habituel
• Numéro de téléphone mobile et adresse e-mail
• Date d'arrivée dans l'hébergement et date de départ prévue

Les renseignements concernant un enfant de moins de 15 ans peuvent figurer sur la fiche d'un adulte qui l'accompagne. Pour une famille de quatre avec deux jeunes enfants, deux fiches suffisent donc. Le ministère de l'Intérieur publie un modèle de fiche individuelle de police, fixé par un arrêté du 1er octobre 2015. Vous pouvez l'utiliser tel quel ou reprendre ses rubriques dans votre propre document, papier ou numérique, du moment que les mentions y sont toutes et que le voyageur signe.

Que faire de la fiche ensuite

C'est le point que beaucoup imaginent plus lourd qu'il n'est. La fiche ne s'envoie pas systématiquement à la police. Le loueur la conserve pendant 6 mois et ne la transmet que si les services de police ou de gendarmerie la lui demandent. Ils ne peuvent le faire que pour l'un de trois motifs : la prévention des troubles à l'ordre public, une enquête judiciaire, ou une recherche dans l'intérêt des personnes. La transmission peut se faire par voie électronique, un e-mail suffit.

Données personnelles : trois règles à ne pas rater

La fiche contient des données d'identité et de contact, et le texte encadre strictement leur usage. Trois points à respecter, sous peine de passer d'une obligation remplie à une faute RGPD.

• Pas de partage. Le loueur ne doit transmettre les informations du voyageur à personne d'autre qu'aux services de police ou de gendarmerie. Ni à un prestataire, ni à un groupe WhatsApp de conciergeries, ni à un outil marketing.
• Information du voyageur. Il doit être informé de son droit d'accès aux informations qui le concernent et de son droit à les rectifier. Une phrase en bas de la fiche suffit.
• Pas de détournement. Le numéro de téléphone et l'e-mail collectés pour la fiche ne sont pas une liste de diffusion. Si vous voulez recontacter vos voyageurs pour une réservation directe, demandez-leur séparément.

La CNIL a publié une réponse sur la légalité de cette fiche dans les hébergements touristiques, qui confirme le cadre : Touriste étranger en France : la fiche de police est-elle légale ?

Et si le voyageur refuse

Le texte est clair : si le client étranger refuse de remplir ou de signer la fiche, le loueur a le droit de lui refuser la location. Dans les faits, un refus net est rare ; ce qui arrive, c'est un voyageur qui ne comprend pas pourquoi un particulier lui demande sa date de naissance. D'où l'intérêt de prévenir avant l'arrivée, en expliquant que c'est une obligation légale française qui s'applique à tous les hébergements touristiques, hôtels compris. Un voyageur qui a déjà rempli ce genre de fiche à la réception d'un hôtel italien ou espagnol ne sera pas surpris.

Comment l'appliquer avec un check-in autonome

C'est là que l'obligation se heurte à la réalité de la location courte durée : la plupart des arrivées se font sans personne sur place, avec une boîte à clés ou une serrure connectée. Le texte impose un remplissage à l'arrivée et une signature, il ne précise pas le support. Trois façons de faire tiennent la route.

1. La fiche papier dans le logement

Un exemplaire du modèle officiel, imprimé, posé avec le livret d'accueil et un stylo, et une consigne claire : « Si vous n'êtes pas de nationalité française, merci de remplir et signer cette fiche et de la laisser sur la table à votre départ. » L'agent de ménage la récupère et la classe. Simple, sans outil, mais dépendant de la bonne volonté du voyageur et de la vigilance au ménage.

2. Le formulaire numérique le jour de l'arrivée

Un formulaire en ligne reprenant les six rubriques, avec une case de signature, envoyé par message le matin de l'arrivée ou accessible depuis le QR code du livret d'accueil affiché dans le logement. Le voyageur le remplit sur son téléphone en posant ses valises. L'horodatage prouve que c'est fait à l'arrivée, le fichier se classe tout seul, et la suppression à six mois se programme. C'est la solution la plus propre pour une conciergerie avec plusieurs logements.

3. La remise des clés en main propre

Si vous accueillez encore physiquement vos voyageurs, la fiche se remplit en même temps que l'état des lieux et l'explication du logement. C'est le cas le plus simple mais aussi le plus rare ; notre comparatif des solutions de remise des clés montre pourquoi l'accueil en personne recule.

Quel que soit le support, deux réflexes : inscrire la fiche dans la section « à votre arrivée » du livret d'accueil, à côté du Wi-Fi et des consignes de tri, pour qu'elle fasse partie du parcours normal et non d'une demande bizarre ; et la mentionner dans le message de pré-arrivée, pour que personne ne la découvre devant la porte.

Conciergerie : qui porte l'obligation

Le texte parle du « loueur ». Pour un propriétaire qui confie son bien à une conciergerie, la question de qui remplit l'obligation au quotidien se règle dans le mandat de gestion, comme la collecte de la taxe de séjour ou le numéro d'enregistrement en mairie. Une conciergerie qui gère les arrivées a tout intérêt à prendre la fiche en charge : elle maîtrise le parcours d'arrivée, dispose déjà d'un outil de check-in, et peut tenir le classement sur l'ensemble du parc. Il suffit d'une ligne dans le contrat, d'un modèle unique de fiche, et d'une règle de conservation et de suppression appliquée à tous les logements.

Pour un propriétaire qui gère seul, l'effort est minime : un modèle imprimé en dix exemplaires, une pochette, et une note dans le livret d'accueil. Le plus dur est de s'en souvenir, pas de le faire.

Checklist : la fiche de police en cinq points

• Un modèle de fiche conforme, papier ou numérique, avec les six rubriques et une signature.
• Une consigne dans le livret d'accueil et dans le message de pré-arrivée.
• Un lieu de classement unique, fermé ou chiffré, par logement et par séjour.
• Une routine de suppression à six mois.
• Une règle écrite dans le mandat de gestion si une conciergerie gère les arrivées.

FAQ : fiche individuelle de police et location saisonnière

Un particulier qui loue sur Airbnb doit-il faire remplir une fiche de police ?

Oui. L'obligation s'applique à toute personne qui loue un hébergement touristique, à titre professionnel ou non, dès que le client est de nationalité étrangère. Le meublé de tourisme et la chambre d'hôtes font partie des hébergements concernés.

Les voyageurs européens sont-ils concernés ?

Oui. Seuls les clients de nationalité française sont dispensés. Un ressortissant belge, allemand ou espagnol doit remplir la fiche comme un voyageur américain ou japonais.

Faut-il envoyer la fiche à la police après chaque séjour ?

Non. Le loueur conserve la fiche pendant six mois et ne la transmet que sur demande des services de police ou de gendarmerie, pour la prévention des troubles à l'ordre public, une enquête judiciaire ou une recherche dans l'intérêt des personnes. L'envoi peut se faire par e-mail.

Peut-on faire remplir la fiche en ligne plutôt que sur papier ?

Le texte impose les mentions, le remplissage à l'arrivée et la signature, sans fixer le support. Un formulaire numérique signé le jour de l'arrivée, reprenant toutes les rubriques du modèle officiel, répond à ces exigences et simplifie la conservation.

Que faire si le voyageur refuse de remplir la fiche ?

Le loueur a le droit de lui refuser la location. Dans la pratique, prévenir avant l'arrivée et expliquer qu'il s'agit d'une obligation légale française applicable à tous les hébergements touristiques évite presque toujours le refus.

Puis-je réutiliser l'e-mail et le téléphone de la fiche pour mes communications ?

Non. Les informations de la fiche ne doivent être transmises à personne d'autre que la police ou la gendarmerie, et le voyageur doit être informé de ses droits d'accès et de rectification. Pour recontacter vos voyageurs, demandez leur accord séparément.